Datenschutzerklärung – Brain TI Zeit

Stand: Juni 2026

1. Verantwortlicher und Rollenverteilung

Diese App („Brain TI Zeit“) wird bereitgestellt von:

EHLERT IT – Thiemo Ehlert
Hildegarstr. 11
45130 Essen
E-Mail: info@ehlert.it

Die App ist eine reine Zugangs-Software zu einem Zeiterfassungssystem („Brain TI“), das auf dem Server Ihres Arbeitgebers betrieben wird. Die im Rahmen der Zeiterfassung verarbeiteten personenbezogenen Beschäftigtendaten werden ausschließlich an diesen Server Ihres Arbeitgebers übermittelt und dort gespeichert.

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für diese Beschäftigtendaten ist daher in der Regel Ihr Arbeitgeber als Betreiber des jeweiligen Brain-TI-Systems. Für Auskünfte zu Speicherung, Zweck und Aufbewahrung Ihrer Zeiterfassungsdaten wenden Sie sich bitte an die bei Ihrem Arbeitgeber benannte Stelle (z. B. Personalabteilung oder Datenschutzbeauftragter).

Der Anbieter der App stellt lediglich die Software bereit und erhält selbst keine Ihrer in der App verarbeiteten Daten.

2. Grundsatz: Keine Erhebung durch den App-Anbieter

Die App enthält keine Werbe-Module, kein Tracking, keine Analyse-Dienste (z. B. kein Google Analytics, kein Facebook SDK) und bindet keine Drittanbieter-Server oder externen Content-Delivery-Netzwerke ein. Es werden keine Nutzungsprofile erstellt. Sämtliche Verbindungen erfolgen ausschließlich zu dem von Ihnen bzw. Ihrem Arbeitgeber konfigurierten Server.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Nutzung werden – je nach von Ihnen genutzten Funktionen – folgende Daten verarbeitet und an den Server Ihres Arbeitgebers übermittelt:

a) Zugangs- und Authentifizierungsdaten

• Server-Adresse Ihres Unternehmens (von Ihnen eingegeben)
• Benutzername und Passwort zur Anmeldung
• ein nach erfolgreicher Anmeldung erzeugter Zugangs-Token (Sitzung)

b) Stammdaten

• Name und Benutzerkennung Ihres Kontos

c) Zeiterfassungsdaten

• Stempelungen (z. B. Kommen, Gehen, Pause, Außendienst) mit Datum und Uhrzeit
• laufende und vergangene Schichten, Arbeitszeit-Salden
• geplante Schichten (Schichtplan)

d) Standortdaten (nur bei aktivierter Geo-Funktion)

• Ihre GPS-Position ausschließlich im Moment des Stempelns, sofern Ihr Arbeitgeber die standortgebundene Zeiterfassung („Zonen“ oder „Protokoll“) aktiviert hat. Es findet keine dauerhafte oder Hintergrund-Ortung statt.

e) Antragsdaten

• Urlaubsanträge, Zeitänderungsanträge (mit Begründung)
• Krankmeldungen sowie – falls von Ihnen hochgeladen – Foto oder Datei einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Gesundheitsdaten, siehe Ziff. 5)

f) Technische Daten

• Gerätebezeichnung/-modell und App-Version (zur Sitzungs- und Geräteverwaltung)
• bei aktivierten Mitteilungen: ein Push-Token (siehe Ziff. 6)

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung dient der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, insbesondere der Arbeitszeiterfassung, Schicht- und Abwesenheitsverwaltung.

Rechtsgrundlagen sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses) sowie § 26 Abs. 1 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. arbeitszeitrechtliche Aufzeichnungspflichten),
• ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an ordnungsgemäßer Arbeitszeiterfassung),
• bei Standortdaten und Mitteilungen zusätzlich Ihre Einwilligung über die iOS-Systemabfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit in den iOS-Einstellungen widerrufen können.

5. Besondere Kategorien (Gesundheitsdaten)

Laden Sie eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hoch, werden Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG (Ausübung von Rechten und Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeitsrecht). Der Upload ist freiwillig; die Übermittlung erfolgt ausschließlich an den Server Ihres Arbeitgebers.

6. Push-Mitteilungen (Apple APNs)

Wenn Sie Mitteilungen aktivieren, wird ein gerätebezogenes Push-Token erzeugt und an den Server Ihres Arbeitgebers registriert, um Sie über relevante Vorgänge zu informieren. Die technische Zustellung erfolgt über den Apple Push Notification service (APNs) der Apple Inc. Dabei kann Apple technische Übertragungsdaten verarbeiten; siehe die Datenschutzhinweise von Apple. Sie können Mitteilungen jederzeit in den iOS-Einstellungen deaktivieren. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

7. Geräte-Berechtigungen

Die App fragt nur bei Bedarf folgende Berechtigungen ab:

• Standort – nur zum Stempeln bei standortgebundener Zeiterfassung,
• Mitteilungen – für Push-Benachrichtigungen,
• Kamera/Fotos/Dateien – nur, wenn Sie ein Dokument (z. B. AU-Bescheinigung) auswählen oder fotografieren.

Sie können jede Berechtigung jederzeit in den iOS-Einstellungen ändern.

8. Speicherung auf dem Gerät

Auf Ihrem Gerät werden lokal gespeichert: die Server-Adresse, der Anmelde-Token (verschlüsselt in der iOS-Keychain) sowie ggf. noch nicht übertragene Stempelungen (Offline-Funktion). Diese lokalen Daten werden beim Abmelden bzw. beim Löschen der App entfernt. Es erfolgt keine Übertragung an den App-Anbieter.

9. Empfänger / Weitergabe

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt ausschließlich an den Server Ihres Arbeitgebers. Eine Übermittlung an sonstige Dritte findet nicht statt, ausgenommen die rein technische Zustellung von Push-Mitteilungen über Apple (Ziff. 6). Eine Übermittlung in Drittländer durch die App findet nicht statt.

10. Speicherdauer

Die Speicherdauer der Zeiterfassungs- und Antragsdaten richtet sich nach den Vorgaben Ihres Arbeitgebers und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fristen). Auskünfte hierzu erteilt Ihr Arbeitgeber als Verantwortlicher. Lokale Gerätedaten siehe Ziff. 8.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21). Erteilte Einwilligungen (z. B. Standort, Mitteilungen) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Diese Rechte machen Sie bitte gegenüber dem Verantwortlichen – in der Regel Ihrem Arbeitgeber – geltend.

Zudem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).
[Zuständige Aufsichtsbehörde, z. B.: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.]

12. Datensicherheit

Die Datenübertragung zwischen App und Server erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS. Zugangsdaten werden verschlüsselt auf dem Gerät abgelegt. Es werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten eingesetzt.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, um sie an geänderte Funktionen oder rechtliche Vorgaben anzupassen. Es gilt die jeweils in der App bzw. im App Store hinterlegte Fassung.

14. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz in dieser App wenden Sie sich an:
Ehlert.IT – info@ehlert.it